Dział Aparatury Naukowo – Badawczej i Importu prowadzi i koordynuje prace związane z przygotowaniem, realizacją i rozliczaniem wniosków do MNiSW o przyznanie dotacji na inwestycje aparaturowe. Prowadzi i rozlicza Fundusz na Odtworzenie Majątku Trwałego (dawny Fundusz Zasadniczy) wydziałów i Rezerwę Rektora. Rejestruje zamówienia na aparaturę i środki trwałe niezależnie od źródeł finansowania.
Dział realizuje również dla Akademii  na zamówienia wydziałów zakupy  aparatury naukowo – badawczej , środków trwałych, książek, czasopism i inne usługi w ramach importu i Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT). Zajmuje się również wysyłką za granicę uszkodzonego sprzętu ( WDT).

1. Sposób wnioskowania i rozliczania środków na inwestycje aparaturowe służące badaniom naukowym regulują następujące akty prawne:

1. Ustawa z dnia 15.06.2007 (Dz.U. nr 115 z 29.06.2007 r.) zmieniająca ustawę o zasadach finansowania nauki  z dn.8.10.2004 r.

• Rozporządzenia MNiSW do w/w ustawy:

c) w sprawie kryteriów i trybu przyznawania i rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie projektów rozwojowych z 18 02.2008 r. (Dz.U. nr 38 z 2008 r.),

2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.2104 z późn.zm.)

• Rozporządzenie MNiSW z dnia 22 marca 2007 r. w sprawie szczególnych zasad gospodarki finansowej Funduszem Nauki i Technologii Polskiej.

2. W zakresie Funduszu na Odtworzenie Majątku Trwałego ( FZ) DAN-BiI działa w oparciu o wewnętrzne zarządzenia i komunikaty. Prowadzi ewidencję wszelkich zamówień na aparaturę i środki trwałe, wprowadza dane dotyczace finansów do programu Kwestury Asims+. 

Zasady rachunkowości w AGH przyjęte do stosowania od 01.01.2008 r. – załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora nr 10/2008r.  z dn.28.05.2008 r. w szczególności:

• Ustawa z dn. 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym ( Dz.U. z 2005 r. Nr 164, poz 1365 z późn.zm)

• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r.:  w sprawie szczegółowych  zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych ( Dz.U. z 2006 r. Nr 246, poz.1796).

3. Przebieg realizacji zamówień dotyczących zakupów za granicą odbywa się przy ścisłej współpracy wydziałów, Działu Zamówień Publicznych, Kwestury a także Radców Prawnych.

Regulują go następujące akty prawne:

1. Ustawa Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004r.  (Dz.U. z 9 lutego 2004r. Nr 19, poz.177 z późn zm.)

2. Ustawa o finansach publicznych ( Dz. U. z 30 czerwca 2005r.nr 249 z późn. zm.)

3. Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z 17 grudnia 2004r. (Dz. U. z 2005r. Nr 14, poz.114 z późn.zm. )

4. Ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004r. ( Dz. U. Nr 54, poz. 535), aktualizacja: 23 października 2009r (Dz. U. Nr 215 z 18 grudnia  2009r.) 

5. Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej  sprzedaży towarów sporządzona w Wiedniu 11 kwietnia 1980 r( Dz.U. 1997 nr 45 poz. 286) 

6. Ustawa Prawo celne z 19 marca 2004 r. ( Dz. U. nr 68, poz.622 z późn. zm)

• Rozporządzenie Rady ( EWG ) Nr 2913/92 z dnia 12 października 1992r.ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny ( Dz. U.UE Nr L 302 z dnia 19.10.1992r. z późn. zm.)

• Rozporządzenie Rady (UE) Nr 1186/2009 z dnia 16 listopada 2009r. ustanawiające wspólnotowy system zwolnień celnych (Dz. Urz. WE Nr L 324 z 10 grudnia 2009r.)
• Rozporządzenie Komisji WE Nr 948/2009 z dnia 30 września 2009 r. zmieniające załącznik I do rozporządzenia Rady EWG nr 2658/87 w sprawie nomenklatury taryfowej i statystycznej oraz w sprawie Wspólnej Taryfy Celnej ( Dz. Urz. UE Nr L 287 z dnia 31 października 2009r.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2004r. w sprawie zgłoszeń INTRASTAT (Dz.U. Nr 89, poz.846 )
• Rozporządzenia Komisji WE Nr 312/2009 z dnia 16 kwietnia 2009r.zmieniającego rozporządzenie (EWG) nr 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady  ( EWG)  Nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny.

I.     Zasady dokonywania  zakupów aparatury, innych środków trwałych i ich ulepszeń

Realizacja zakupów aparatury, innych środków trwałych i ich ulepszeń niezależnie od źródeł finansowania odbywa się w oparciu o obowiązujące przepisy a w szczególności o ustawę o Prawo zamówień publicznych i Ustawę o finansach publicznych.

Jeżeli zakup aparatury:

1. nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych

Wydział przedstawia w Dz.AN-BiI  zamówienie w celu:

• sprawdzenia pod względem formalnym (zgodność z wykazem aparatury w umowie/wniosku) i finansowym (zgodność z kalkulacją do umowy lub Funduszem na Odtworzenie Majątku Trwałego)

• zarejestrowania

• przekazania do podpisu Kwestora

Po uzyskaniu podpisu zamówienie zostaje zwrócone na wydział, dane z zamówienia zostają  wprowadzone do bazy programu Kwestury ASIMS+, 1 kopia zamówienia  podlega archiwizacji w Dziale.

2. podlega ustawie Prawo zamówień publicznych

Wydział przedstawia w Dz.AN-BiI wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne w celu:

• sprawdzenia wniosku  (przeprowadzane jest podobnie jak kontrola zamówienia podana w pkt.1a)
• potwierdzenia poprawności pod względem formalnym i finansowym
• przesłania do podpisu Kwestora

Po zakończeniu postępowania przetargowego wydział/Dział Zamówień Publicznych przygotowuje zamówienie (następnie postępuje się jak podano w pkt.1/a).

Decyzję dotyczącą zakupu towaru za granicą podejmują osoby upoważnione w jednostkach Uczelni w oparciu o obowiązujące przepisy, a w szczególności o ustawę Prawo zamówień publicznych i Ustawę o finansach publicznych.

Należy w tym celu przeprowadzić "badanie rynku" występując do firm produkujących ( sprzedających ) dany towar  o przysłanie aktualnego katalogu lub cennika. Pismo wychodzące do firmy podpisuje osoba upoważniona.

Po otrzymaniu katalogu lub cennika, znamy cenę towaru.

1. W przypadku zakupu aparatury lub innego środka trwałego postępujemy jak w punkcie I z zastrzeżeniem, że w przypadku zakupów za granicą zamówienie wraz z kopią dokumentów zostaje zarejestrowane w Dz.AN-BiI w celu realizacji,

2. Jeżeli jest to zakup materiałów, czasopism, książek, itp. i :

• Nie podlega Ustawie Prawo zamówień publicznych

Należy wystąpić o ofertę ( bezpośrednio lub poprzez Dz.AN-BiI ). Przygotować zamówienie wewnętrzne i zarejestrować w Dz.AN-BiI. 

• Podlega Ustawie Prawo zamówień publicznych

Znając cenę należy zdecydować o procedurze przetargowej ( ustawa Prawo zamówień publicznych ) i natychmiast przystąpić do działania zgodnego z tą ustawą ( komisja przetargowa, potwierdzenie posiadanych środków, rejestracja wniosku w Dziale Zamówień Publicznych).

Jeżeli istnieją przesłanki do konieczności uzyskania zwolnienia z procedury przetargowej, jednostka Uczelni występuje do Prezesa UZP w celu uzyskania zgody na zmianę trybu postępowania.

Dz.AN-BiI otrzymane od oferentów kompletne oferty - dedykowane konkretnie dla AGH ; z określoną ceną, kosztami dostawy, opakowania, instalacji i ubezpieczenia, z określonym terminem dostawy, warunkami gwarancji, warunkami płatności oraz terminem ważności oferty - kieruje wraz z ewentualnymi uwagami poprzez wydział do Działu Zamówień Publicznych. Oferta nie zawierająca w.w. informacji jest niepełna i nie może stanowić podstawy do zawarcia kontraktu. Oferta winna być dostarczona w oryginale ( oryginalne podpisy ). Dla rozpoczęcia procedury przetargowej dopuszcza się ofertę w postaci faksowej, pod warunkiem jednak dostarczenia jej oryginału przed zakończeniem procedury przetargowej.

Po przeprowadzeniu przetargu wydział lub Dział Zamówień Publicznych wystawia zamówienie wewnętrzne (dokument wewnętrzny AGH nie wysyłany nigdzie na zewnątrz), do którego należy dołączyć dokumentację dotyczącą zakupu tzn. kopię wysłanego pisma dot. badania rynku, kopię wybranej strony z otrzymanego katalogu lub cennika, kopię wysłanego zapytania ofertowego, oryginał otrzymanej oferty lub umowę z wybraną firmą ( ew. inną korespondencję, jeśli jest znacząca dla sprawy ). Zamówienie wewnętrzne winno być podpisane przez osobę zainteresowaną zakupem, Dziekana Wydziału i Kwestora. Na zamówieniu należy dokładnie określić formę płatności (zgodnie z zaakceptowaną ofertą ) - jeżeli formą płatności jest przedpłata to należy dołączyć pismo uzasadniające taką formę płatności, podpisane przez Dziekana Wydziału. Podpisane przez Dziekana zamówienie wewnętrzne należy zarejestrować w Dziale Zamówień Publicznych i złożyć w Dz.AN-BiI.

Podpisane i zarejestrowane zamówienie wewnętrzne stanowi podstawę do przygotowania oficjalnego zamówienia "zewnętrznego" do wybranej firmy zagranicznej. Zamówienie to sporządza Dz.AN-BiI i przesyła do kontrahenta. Sporządza je zwyczajowo w języku angielskim.

Równocześnie Dz.AN-BiI w porozumieniu z wydziałem, prowadzi negocjacje z kontrahentem, w wyniku których wydział bazując na udostępnionych wzorach przygotowuje kontrakt, który parafuje kierownik Dz.AN-BiI, a podpisuje Dziekan Wydziału i Kwestor AGH.
W przypadku jakichkolwiek odstępstw od zatwierdzonych wzorów wymagana jest akceptacja radcy prawnego.
Sporządzenie pisemnego kontraktu wymagane jest w sytuacji gdy zamówienie realizowane jest w trybie: przetargu nieograniczonego, zamówienia z wolnej ręki jak również jeśli wartość zamówienia przekracza kwotę określoną w komunikacie Kwestora AGH

Kontrakt powinien obejmować pełny koszt zakupu (z uwzględnieniem kosztów opakowania, transportu, ubezpieczenia, instalacji, ewentualnych rabatów itp.) podany w ofercie, zamówieniu i wniosku o uruchomienie przetargu, oraz precyzować warunki dostawy, płatności, wysokość ewentualnych kar umownych itp.

Po przesłaniu do firmy zamówienia i kontraktu czekamy na dostawę.

1. W przypadku dokonania dostawy na wydział  w ramach WNT, należy niezwłocznie poinformować Dz.AN-BiI oraz dostarczyć dokumenty przewozowe, fakturę handlową, oraz oświadczenie o nadejściu przesyłki. 

2. W przypadku importu -  towar trafia do Agencji Celnej, która z upoważnienia AGH zgłasza towar do odprawy przez UC. Wydział po otrzymaniu przesyłki informuje Dz.AN-BiI i dostarcza dok. odprawy ( SAD, FH ) oraz wniosek o dokonanie transferu dewiz za granicę. Po skompletowaniu wymaganych dokumentów Dz.AN-BiI przygotowuje Polecenie przelewu, które przekazuje do Kwestury w celu dokonania zapłaty.

Ostateczne rozliczenie zakupu, w przypadku  importu następuje w formie Wewnętrznej Noty Importowej, a w przypadku WNT w formie Wewnętrznej Noty Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Importu Usługi  wystawionej przez Dz.AN-BiI wyłącznie po otrzymaniu towaru, dokonaniu odprawy celnej (jeżeli jest wymagana) i dostarczeniu do Działu oryginałów dokumentów (SAD, decyzja Urzędu Celnego, faktura handlowa, dokumenty przewozowe, oświadczenie o nadejściu przesyłki) oraz po dokonaniu płatności i otrzymaniu z Kwestury potwierdzenia wykonania operacji dewizowej.

Wewnętrzna Nota Importowa i Wewnętrzna Nota Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Importu Usługi są przekazywane z Dz.AN-BiI do Kwestury (pok. 17,  paw. C-2). 

Kwestura wycenia operacje płatności i niezwłocznie powiadamia jednostkę organizacyjną o konieczności odbioru noty.

W terminie do 7 dni od odebrania noty jednostka organizacyjna AGH ma obowiązek przekazać, podpisaną przez upoważnione w jednostce osoby notę ponownie do Kwestury celem ostatecznego rozliczenia i zaksięgowania z wyjątkiem not, dotyczących rozliczenia zakupów finansowanych z decyzji MNiSW, obejmujących inwestycje aparaturowe.

W przypadku WNT wydział po otrzymaniu Wew. Noty Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Rozliczenia Usługi  sporządza fakturę VAT i razem z notą wew. niezwłocznie przekazuje do Kwestury (paw. C-1,  pok. 19) .

Dz.AN-BiI kompletuje dokumenty i przesyła do Agencji Celnej w celu sporządzenia dokumentu statystycznego Intrastat.

Jednostka zamawiająca zobowiązana jest przy realizacji zakupu:

• Podać nazwisko i numer telefonu osoby upoważnionej do udzielania informacji formalnych (dokumenty) i technicznych (sprawy związane z aparaturą) o danej sprawie ( kierownik umowy, laboratorium itp.) - jest to niezbędne dla szybkiego i prawidłowego przygotowania dokumentów
• Podać nazwisko i numer telefonu osoby, która może udzielić informacji niezbędnych do określenia towaru w taryfie celnej (dane techniczne, przeznaczenie itp)
• Niezwłocznie dostarczać do Dz.AN-BiI otrzymane oryginały wszelkich dokumentów związanych ze sprawą. W przypadku dostarczenia kopii i kserokopii dokumentów muszą być one potwierdzone za zgodność z oryginałem i muszą posiadać informację gdzie znajduje się oryginał
• Niezwłocznie po otrzymaniu przesyłki poinformować o tym Dz.AN-BiI (odprawa celna) podając pisemnie datę nadejścia
• Niezwłocznie po zawiadomieniu o nadejściu przesyłki przekazać do Dz.AN-BiI odpowiednią informację do wniosku o zwolnienie z cła, zawierającą dokładny opis sprowadzanego towaru, przeznaczenie, ew. tematy umów badawczych, grantów z MNiSW itp. podpisaną przez osobę, która bezpośrednio będzie korzystała z towaru (kierownik umowy, grantu, laboratorium itp)

Dz.AN-BiI nie odpowiada za koszty dodatkowe związane z nieterminowym dostarczeniem dokumentów istotnych dla sprawy (np. dodatkowe opłaty celne).

Prosimy pamiętać, że należy powiadamiać Dz.AN-BiI o każdym przypadku otrzymania rzeczowej darowizny z zagranicy - celem jej rozliczenia wewnętrzną notą importową / notą WNT (należy przedłożyć oryginały dokumentów odprawy celnej, faktury, aktu darowizny, itp).

Przy zasięganiu informacji na temat spraw już prowadzonych przez Dz.AN-BiI, prosimy powoływać się na numer sprawy nadany w Dziale (np. 193/2004) lub dokładną nazwę firmy i kwotę w walucie zakupu.

Dokumenty wymagane do zarejestrowania sprawy w Dz.AN-BiI :

• kopia wysłanego pisma dot. badania rynku (z oryginalnymi podpisami)
• kopia wybranej strony z otrzymanego katalogu lub cennika
• kopia wysłanego zapytania ofertowego (z oryginalnymi podpisami), o ile zapytanie ofertowe przygotowuje wydział
• oryginał otrzymanej oferty, (jeśli jest na wydziale)
• kontrakt z wybraną firmą
• zamówienie wewnętrzne
• uzasadnienie wniosku o zwolnienie z cła, o ile jednostka zamierza się o takie zwolnienie ubiegać zgodnie z Rozporzadzeniem Rady (WE) Nr 1186/2009

• cenę towaru
• koszty opakowania 
• koszty spedycji - transportu 
• koszty ubezpieczenia
• koszty dodatkowej korespondencji, zwłaszcza przesyłek kurierskich,  
• koszty związane z odprawą celną towaru
• koszty prowizji i opłat bankowych
• koszty cła i podatku VAT (w przypadku nie zwolnienia towaru z cła ), 
• koszty związane z wystawieniem dokumentów statystycznych intrastat (finansowane z kosztów administracyjnych wydziału)

III.Zasady postępowania związane z decyzjami MNiSW na inwestycje aparaturowe

Wnioski o przyznanie z MNiSW finansowania lub dofinansowania na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych przygotowuje Wydział w oparciu o Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania i rozliczania środków finansowych na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych z dnia 16 października 2007.

Wzory druków poniżej :

wniosek na inwestycję budowlaną   (w rozp. załącznik nr 1)

wniosek na inwestycję aparaturową   (w rozp. załącznik nr 2)

wniosek na inwestycje z zakresu infrastruktury informatycznej  (w rozp. załącznik nr 3)

Wnioski - każdy w ilości 4 egz. - podpisuje Dziekan Wydziału.
Wydział sporządza listę rankingową wszystkich przygotowanych wniosków, którą podpisuje Dziekan.

Listę wraz z wnioskami wydział składa w Dz. AN-BiI który:

• sprawdza zgodność wniosków z wytycznymi MNiSW oraz przepisami dot. środków trwałych (w razie stwierdzenia błędów zwraca na wydział do korekty)
• na potrzeby Rektorskiej Komisji ds. Aparatury sporządza wykaz wniosków złożonych przez wydziały i przedstawia Komisji do zatwierdzenia i opracowania „listy uczelnianej”
• przekazuje Prorektorowi ds. Nauki wnioski oraz opracowaną przez Komisję „listę uczelnianą” do zatwierdzenia i podpisu
• podpisane przez Prorektora wnioski przedstawia do podpisu Kwestorowi AGH
• prawidłowe wnioski (po 2 egz.) wraz z „listą uczelnianą” wysyła do MNiSW, (1 egz. archiwizuje , 1 egz. zwraca na wydział)

Rozliczenie zakupów następuje na podstawie złożonej przez wydział w Dz.AN-BiI faktury lub noty wewnętrznej rozliczenia importu bądź noty wewnętrznej rozliczenia Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru/ Rozliczenia Usługi (w zależności czy dot. zakupu  krajowego czy za granicą)  do której należy dołączyć  podane poniżej dokumenty :

• OT dokument przyjęcia środka na inwentarz - 3 szt.
• Kartę Aparatu - 2 szt. 
• Protokół Odbioru Technicznego - 2 szt.

• krótki opis przedmiotu zakupu  
• źródło finansowania
• numer zamówienia nadany przez Dz.AN-BiI
• stopień realizacji zamówienia (częściowy, końcowy)
• podpis osoby odpowiedzialnej za majątek w danej jednostce oraz podpis Dziekana lub osoby upoważnionej.

W przypadku zakupu aparatury w częściach, budowy stanowiska, bądź "towaru w drodze"  dokument OT przyjęcia środka na inwentarz wydział przygotowuje po skompletowaniu urządzenia. 
Faktura/nota i przedłożone wraz z nią dokumenty podlegają opisaniu i zarejestrowaniu przez Dz.AN-BiI.
Faktura/nota z dokumentami jest przekazywana do Kwestury.Kopia faktury/noty jest przechowywana w Dz.AN-BiI wraz z pozostałą dokumentacją, dotyczącą zakupu.

Rozliczenie dotacji
Rozliczeń rocznych i końcowych przyznanych dotacji dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW z dn. 16.10.2007 r.
Dz.AN-BiI we współpracy z wydziałem  wykonuje rozliczenie roczne dotacji MNiSW.  (w rozp załącznik nr 4)

Rozliczenie końcowe dotacji MNiSW przygotowuje wydział przy współpracy z Dz.AN-BiI, raport końcowy aparaturowy (w rozp. załącznik nr 6):

• na podstawie posiadanych dokumentów sporządzany jest raport końcowy - rozliczenie finansowe i rzeczowe inwestycji,
• weryfikacja raportu następuje we współpracy z Kwesturą,
• po uzyskaniu podpisu Prorektora ds. Nauki i Kwestora raport wraz z załączonymi dokumentami (potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami druku OT) wydział przesła do MNiSW, kopia jest archiwizowana w Dz.AN-BiI i na wydziale.

IV. Zasady finansowania działalności naukowo-badawczej z Funduszu Nauki i Technologii Polskiej.

Szczegółowe zasady gospodarki finansowej Funduszu Nauki i Technologii Polskiej określa 
Rozporządzenie  Ministra  Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 marca 2007 r.
( Biuletyn Informacji Publicznej z dnia 22 marca 2007 r.) .

Z Funduszu finansowane są zadania realizowane w ramach celów określonych w art. 7 ust.1 pkt 2, 3 i 6 ustawy z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U.Nr 238,poz.2390 i Nr 273, poz.2703 oraz z 2005 r. Nr 85, poz 727 i nr 179, poz 1484)  uznane za szczególnie ważne dla realizacji polityki naukowej i naukowo-technicznej państwa:

1. inwestycje służące potrzebom prac badawczo-naukowych

2. projekty badawcze

3. działalność wspomagająca badania

Wnioski sporządza się według odpowiednich wzorów stanowiących załączniki
do rozporządzenia :

Wniosek o finansowanie projektu badawczego  (w rozp. załacznik nr 1)
Wniosek o przyznanie środków na finansowanie inwestycji budowlanej (w rozp. załacznik nr 2)
Wniosek o przyznanie środków na finansowanie inwestycji aparaturowej (w rozp. załacznik nr 3)

Wniosek o przyznanie środków na finansowanie inwestycji z zakresu infrastruktury informatycznej 

(w rozp. załacznik nr 4)

Wniosek na finansowanie działalności wspomagającej badania  (w rozp. załacznik nr 5)

Wnioski mogą być składane w ciągu całego roku.

Wnioski, na które nie przyznano środków finansowych w danym roku, nie są rozpatrywane w roku następnym.

Składanie wniosków:

w Dz.AN-BiI (po 4 egzemplarze podpisane przez Dziekana Wydziału z pieczątką wydziału) wg. załącznika 2,3,4

• Dz.AN-BiI sprawdza poprawność wniosków pod względem formalnym, przedstawia do podpisu Prorektorowi ds. Nauki i Kwestorowi.
• Po uzyskaniu podpisów wydział wysyła do MNiSW dwa egzemplarze wniosku. Pozostałe egzemplarze podlegają archiwizacji na wydziale i w Dz.AN-BiI. 
• Wydział otrzymuje z MNiSW decyzję o przyznaniu dotacji na finansowanie zakupu aparatury.
• AGH zawiera z MNiSW umowę określającą warunki realizacji dotacji. W imieniu AGH umowę podpisuje Prorektor ds. Nauki i Kwestor. 
• Wydział rozpoczyna realizację przy ścisłej współpracy z Dz.AN-BiI który sprawdza i rejestruje wnioski o uruchomienie postępowania  o zamówienie publiczne  oraz zamówienia, koordynuje zakupy aparatury. 
• Po zakończeniu procedur związanych z zakupem aparatury, na podstawie zamówienia/umowy z dostawcą Dz.AN-BiI występuje do MNiSW z prośbą o wydanie zgody na uruchomienie przez bank środków finansowych.
• Rozliczenie zakupów aparatury następuje analogicznie jak w dziale III.
• Rozliczenie dotacji.

Rozliczeń rocznych i końcowych przyznanej dotacji dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW z dnia 22 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Funduszu Nauki i Technologii Polskiej.

Dz.ANBiI we współpracy z wydziałem wykonuje rozliczenie roczne dotacji wg.  (w rozp. załącznik nr 7)

Rozliczenie końcowe dotacji przygotowuje wydział przy współpracy  z Dz.AN-BiI (w rozp.załącznik nr 9):

• na podstawie posiadanych dokumentów sporządzany jest raport końcowy – rozliczenie finansowe i rzeczowe inwestycji
• weryfikacja raportu następuje we współpracy z Kwesturą
• po uzyskaniu podpisu Prorektora ds. Nauki i Kwestora raport wraz  z załączonymi dokumentami (potwierdzonymi za zgodność  z oryginałem kopiami druku OT) zostaje przesłany do MNiSW, kopia jest archiwizowana w Dz.AN-BiI i na wydziale